Surat pencatatan hak cipta merupakan dokumen administratif yang penting bagi pencipta atau pemegang hak cipta. Dokumen ini dapat membantu menunjukkan bahwa suatu ciptaan telah tercatat dalam sistem Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI). Namun, bagaimana jika surat tersebut hilang, rusak, atau tidak lagi tersimpan dalam arsip pribadi? Pemilik ciptaan tidak perlu langsung mengajukan pencatatan dari awal. Salah satu langkah yang dapat ditempuh adalah mengajukan salinan surat pencatatan hak cipta melalui layanan DJKI. Dengan mengikuti prosedur yang sesuai, pemohon dapat meminta penerbitan salinan berdasarkan data pencatatan yang telah ada.

Apakah Surat Pencatatan Hak Cipta yang Hilang Bisa Diganti?

Ya, DJKI menyediakan layanan permohonan salinan Surat Pencatatan Ciptaan dan/atau Produk Hak Terkait. Layanan ini dapat digunakan ketika pemohon membutuhkan salinan dokumen pencatatan yang sudah terdaftar. Selain itu, pemohon perlu membedakan layanan salinan dengan petikan resmi pencatatan. Salinan merupakan dokumen pengganti yang dimohonkan berdasarkan pencatatan yang sudah ada, sedangkan petikan merupakan layanan untuk memperoleh informasi resmi mengenai pencatatan dalam Daftar Umum Ciptaan. Perlu dipahami juga bahwa hak cipta pada dasarnya timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan diwujudkan dalam bentuk nyata, sepanjang memenuhi ketentuan hukum. Artinya, pencatatan bukan syarat lahirnya hak cipta. Meski demikian, dokumen pencatatan dapat membantu kepentingan administratif dan menjadi salah satu bukti pendukung ketika diperlukan.

Syarat Mengajukan Salinan Surat Pencatatan Hak Cipta

Sebelum mengajukan permohonan, siapkan dokumen yang diperlukan agar proses pemeriksaan berjalan lebih lancar. Berdasarkan standar pelayanan DJKI, persyaratan layanan salinan meliputi:

1. Surat permohonan salinan, yang menyatakan permintaan penerbitan salinan dokumen.
2. Fotokopi atau salinan identitas pemohon, sesuai ketentuan layanan.
3. Surat kuasa, apabila permohonan diajukan melalui kuasa.
4. Dokumen pendukung lainnya, jika diperlukan untuk membantu verifikasi data pencatatan.

Selain itu, siapkan nomor permohonan atau nomor pencatatan ciptaan apabila masih tersedia. Informasi tersebut dapat membantu pemohon menemukan data ciptaan yang dimaksud. Jika nomor pencatatan hilang bersama dokumennya, telusuri kembali email konfirmasi, arsip pengajuan, atau akun yang digunakan saat mengajukan pencatatan.

Cara Mengajukan Salinan ke DJKI

Pemohon dapat mengajukan permohonan melalui layanan hak cipta daring DJKI. Berikut langkah-langkah yang dapat diikuti.

1. Masuk ke layanan hak cipta DJKI

Buka portal resmi hakcipta.dgip.go.id, kemudian masuk menggunakan akun yang tersedia. Pastikan data akun sesuai dengan informasi pemohon.

2. Pilih layanan pasca pencatatan

Setelah masuk, buka menu Pasca Hak Cipta, lalu pilih Permohonan Baru. Selanjutnya, pilih jenis dokumen Permohonan Salinan Surat Pencatatan Ciptaan dan/atau Produk Hak Terkait.

3. Masukkan informasi ciptaan

Isi deskripsi ciptaan yang ingin dimohonkan salinannya. Kemudian, masukkan nomor permohonan atau data pencatatan yang diminta oleh sistem, lalu tambahkan data tersebut sesuai petunjuk.

4. Unggah dokumen persyaratan

Lampirkan surat permohonan, identitas pemohon, surat kuasa jika menggunakan kuasa, serta dokumen pendukung lainnya. Selain itu, pastikan seluruh berkas terbaca dengan jelas dan informasi di dalamnya sesuai dengan data pencatatan.

5. Kirim permohonan dan lakukan pembayaran

Setelah memeriksa kembali data dan dokumen, kirim permohonan melalui sistem. Jika sistem menerbitkan kode billing, lakukan pembayaran sesuai instruksi dan simpan bukti pembayarannya.

Terakhir, pantau status permohonan melalui layanan yang tersedia. Jika DJKI meminta perbaikan atau dokumen tambahan, tindak lanjuti sesuai petunjuk petugas.

Berapa Biaya Pengajuan Salinan?

Biaya pengajuan perlu diperhatikan sebelum pemohon mengirimkan permohonan. Berdasarkan ketentuan tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dalam Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2026, tarif permohonan salinan Surat Pencatatan Ciptaan dan/atau Produk Hak Terkait adalah Rp150.000 per nomor daftar. Namun, pastikan kembali jenis layanan dan tarif yang berlaku ketika mengajukan permohonan. Gunakan kode billing resmi yang diterbitkan sistem dan hindari pembayaran melalui pihak yang tidak memiliki dasar resmi.

Penutup

Kehilangan dokumen pencatatan tidak selalu berarti pemilik karya harus mengulang proses pencatatan dari awal. Melalui layanan DJKI, pemohon dapat mengajukan salinan berdasarkan data pencatatan yang sudah tersedia. Karena itu, segera periksa arsip digital, siapkan dokumen persyaratan, dan ikuti prosedur pengajuan melalui portal resmi. Jika mengalami kendala dalam menemukan data atau menentukan jenis layanan, pemohon dapat menghubungi DJKI melalui kanal layanan resminya. Dengan langkah yang tepat, kebutuhan dokumen pencatatan dapat ditangani secara lebih terarah.